Algemene Voorwaarden

Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten, hard- en software die Rotama IT levert aan klanten.

1. Algemeen

Definities

Rotama: Rotama IT B.V., gevestigd in Nederland.
Klant: de zakelijke partij die een overeenkomst sluit met Rotama.
Diensten: beheer, helpdesk, installatie, SaaS, en overige IT-diensten.
Apparatuur: door Rotama geleverde hardware.
Programmatuur/Software: door Rotama geleverde of beheerde software.
Overeenkomst: offerte, opdrachtbevestiging of contract tussen Rotama en klant.

Toepasselijkheid

Deze voorwaarden gelden voor alle aanbiedingen en overeenkomsten van Rotama. De inkoopvoorwaarden van de klant zijn niet van toepassing. Afwijkingen zijn alleen geldig als die schriftelijk zijn vastgelegd door beide partijen.

Totstandkoming overeenkomst

Een overeenkomst komt tot stand op het moment dat klant een offerte van Rotama accepteert, of zodra Rotama een opdracht schriftelijk bevestigt. Alle aanbiedingen van Rotama zijn vrijblijvend.

Producten en diensten van derden

Als Rotama producten of diensten van derden levert (bijv. Microsoft 365-licenties), gelden ook de voorwaarden van die derde partij. Rotama informeert klant hierover vooraf.

2. Dienstverlening

Uitvoering

Rotama voert diensten naar beste kunnen uit. Tenzij uitdrukkelijk anders afgesproken, is sprake van een inspanningsverplichting – geen resultaatgarantie. In de praktijk betekent dit dat Rotama zich volledig inzet om problemen op te lossen binnen de afgesproken reactie- en hersteltijden uit de SLA – maar geen absolute uptime of volledig probleemvrije werking kan garanderen.

SLA – Reactie- en hersteltijden

Afspraken over beschikbaarheid en reactietijden (SLA) gelden alleen als ze schriftelijk zijn overeengekomen. Klant informeert Rotama direct over omstandigheden die de dienstverlening kunnen beïnvloeden.

SLA-beschikbaarheid wordt gemeten exclusief gepland onderhoud en omstandigheden buiten de invloedssfeer van Rotama (bijv. storingen bij Microsoft).

Gepland onderhoud

Rotama kan diensten tijdelijk onderbreken voor onderhoud. Rotama minimaliseert de duur en plant dit bij voorkeur buiten piektijden. Klant wordt vooraf geïnformeerd.

Wijzigingen in dienstverlening

Rotama kan de dienstverlening aanpassen. Bij substantiële wijzigingen die klant raken, informeert Rotama klant tijdig. Als de wijziging aanzienlijke gevolgen heeft, mag klant de overeenkomst opzeggen per de ingangsdatum van de wijziging.

3. Hardware & Software

Eigendomsvoorbehoud

Geleverde hardware blijft eigendom van Rotama totdat de klant alle verschuldigde bedragen volledig heeft betaald.

Levering en installatie

Rotama levert hardware en software op het overeengekomen moment. Installatie is alleen inbegrepen als dit is overeengekomen. Indicatieve levertijden zijn geen harde deadlines.

Softwarelicenties

Klant krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de looptijd van de overeenkomst. Licenties van derden (zoals Microsoft) vallen onder de voorwaarden van die partij. Rotama zorgt niet voor dataconversie, tenzij schriftelijk overeengekomen.

Garantie hardware

Garantie geldt conform de afspraken in de overeenkomst of de fabrieksgarantie van de leverancier. Schade door onjuist gebruik valt niet onder garantie.

Retour en ruil

Retourneren of ruilen is alleen mogelijk op basis van schriftelijke afspraken en binnen de daarvoor gestelde termijnen.

4. Prijzen & Betaling

Tarieven

Alle prijzen zijn exclusief btw. Rotama past tarieven jaarlijks aan op basis van de CBS CPI Alle huishoudens (afgeleid) – de afgeleide consumentenprijsindex van het Centraal Bureau voor de Statistiek (www.cbs.nl). Rotama gebruikt de indexcijfers van oktober van het voorgaande jaar ten opzichte van oktober het jaar daarvoor. De aanpassing gaat in per 1 januari van het nieuwe contractjaar.

De CBS CPI Alle huishoudens (afgeleid) is de standaard inflatiemaatstaf voor Nederlandse dienstencontracten. De afgeleide variant sluit directe energieprijseffecten uit, waardoor de index stabieler en voorspelbaarder is.

Opzegging bij hoge indexering

Bedraagt de jaarlijkse aanpassing meer dan 8%, dan heeft klant het recht de overeenkomst schriftelijk op te zeggen. De opzegging moet worden gedaan binnen 30 dagen na ontvangst van de kennisgeving van Rotama. De overeenkomst eindigt dan op de datum waarop de nieuwe tarieven in werking treden.

Voorbeeld: de CBS-index stijgt met 9,2% per oktober. Rotama kondigt de tariefverhoging aan. Klant kan binnen 30 dagen opzeggen per de ingangsdatum van de nieuwe tarieven.

Betalingstermijnen

Klant betaalt facturen binnen de overeengekomen of op de factuur vermelde termijn. Opschorting of verrekening van betaling is niet toegestaan, tenzij klant aantoont dat Rotama aantoonbaar tekortschiet in de nakoming van een wezenlijke verplichting uit de overeenkomst én klant Rotama vooraf schriftelijk in gebreke heeft gesteld met een redelijke hersteltermijn.

Te late betaling

Bij te late betaling is klant zonder aanmaning de wettelijke handelsrente verschuldigd over het openstaande bedrag. Blijft betaling uit, dan kan Rotama de vordering overdragen aan een incassobureau. Bijkomende (buiten)gerechtelijke kosten komen voor rekening van klant.

Opschorting diensten

Bij aanhoudende wanbetaling mag Rotama de dienstverlening opschorten na schriftelijke aankondiging. Reeds gefactureerde bedragen blijven verschuldigd.

5. Aansprakelijkheid

Beperking directe schade

De aansprakelijkheid van Rotama voor directe schade is beperkt tot maximaal het factuurbedrag van de betreffende overeenkomst over één jaar (excl. btw), met een absoluut maximum van € 500.000.

Uitsluiting gevolgschade

Rotama is niet aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, waaronder:

Omzet- of winstderving
Bedrijfsstagnatie
Aanspraken van afnemers van klant

Bij dataverlies geldt: als Rotama de back-upafspraken is nagekomen, beperkt de inspanningsverplichting van Rotama zich tot het terugzetten van de meest recente beschikbare back-up. Rotama is niet aansprakelijk voor gegevens die niet gedekt zijn door de overeengekomen back-upservice, of voor gevolgschade die voortvloeit uit het dataverlies.

Overmacht

Rotama is niet aansprakelijk bij overmacht. Hieronder valt onder meer:

Storingen bij toeleveranciers (bijv. Microsoft, internetprovider)
Stroomuitval of netwerkproblemen buiten Rotama’s invloedssfeer
Cyberaanvallen, terrorisme of overheidsmaatregelen

Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan mag elk van de partijen de overeenkomst schriftelijk beëindigen.

Aansprakelijkheid klant

Klant is aansprakelijk voor schade die Rotama lijdt door:

Onjuist of ongeoorloofd gebruik van geleverde diensten, software of hardware
Het niet opvolgen van beveiligingsaanwijzingen van Rotama
Het verstrekken van onjuiste of onvolledige informatie

6. Gegevens & Beveiliging

Verwerking persoonsgegevens (AVG)

Als Rotama persoonsgegevens verwerkt namens klant, treedt Rotama op als verwerker en klant als verwerkingsverantwoordelijke. De verwerkersovereenkomst maakt deel uit van de hoofdovereenkomst (of een aparte bijlage). Klant is zelf verantwoordelijk voor rechtmatige verwerking en mag geen AVG-boetes op Rotama verhalen.

Beveiliging

Rotama treft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Klant is zelf verantwoordelijk voor het adequaat beveiligd houden van zijn eigen systemen en infrastructuur. Klant volgt beveiligingsaanwijzingen van Rotama op. Doet klant dit niet, dan is Rotama niet aansprakelijk voor eventuele schade.

Back-ups

Rotama verzorgt back-ups van de Microsoft 365-omgeving van klant in de volgende gevallen:

Standaard inbegrepen bij de pakketten Werkplek Standaard en Werkplek Premium.
Op basis van een separate overeenkomst, als back-up als losse dienst wordt afgenomen.

Buiten deze gevallen is back-upbeheer niet inbegrepen en blijft klant zelf verantwoordelijk voor het veiligstellen van zijn gegevens. Klant blijft te allen tijde verantwoordelijk voor zijn wettelijke archiverings- en bewaarplichten, ongeacht welk pakket wordt afgenomen.

Microsoft 365 biedt zelf geen volwaardige back-upfunctionaliteit – de back-up die Rotama verzorgt, dekt verlies of per ongeluk verwijderen van e-mail, bestanden en andere M365-data.

Meldplicht datalekken

Ontdekt Rotama een datalek, dan informeert Rotama klant zonder onnodige vertraging. De beslissing om het lek te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens ligt bij klant (als verwerkingsverantwoordelijke). Rotama verleent hierbij medewerking.

Geheimhouding

Beide partijen behandelen elkaars vertrouwelijke informatie als geheim. Geheimhouding geldt niet als openbaarmaking wettelijk verplicht is of noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst.

7. Intellectueel Eigendom

Eigendom

Alle rechten van intellectueel eigendom op door Rotama ontwikkelde of geleverde software, websites, scripts, documentatie en andere materialen berusten bij Rotama (of diens licentiegevers). Klant verkrijgt uitsluitend een gebruiksrecht.

Gebruiksrechten

Het gebruiksrecht is:

Niet-exclusief
Niet-overdraagbaar
Beperkt tot de eigen organisatie van klant
Van kracht voor de duur van de overeenkomst

Als klant de volledige ontwikkelkosten van maatwerksoftware heeft betaald, gelden geen aanvullende gebruiksbeperkingen – tenzij anders overeengekomen.

Verbod op doorverkoop en aanpassing

Klant mag geleverde software, scripts of andere werken niet doorverkopen, verhuren, aanpassen of in sublicentie geven zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Rotama.

8. Looptijd & Beëindiging

Contractduur en verlenging

Overeenkomsten worden aangegaan voor de overeengekomen duur, standaard 1 jaar. Na afloop wordt de overeenkomst stilzwijgend verlengd met de oorspronkelijke periode (max. 1 jaar), tenzij een van de partijen uiterlijk 1 maand vóór het einde schriftelijk opzegt.

Opzegging

Opzegging is alleen geldig als die schriftelijk plaatsvindt en de opzegtermijn in acht wordt genomen. Klant mag een overeenkomst voor bepaalde tijd niet tussentijds opzeggen, met één uitzondering: als Rotama na een schriftelijke ingebrekestelling en een redelijke hersteltermijn structureel tekortschiet in een wezenlijke verplichting, heeft klant het recht de overeenkomst tussentijds schriftelijk te ontbinden.

Beëindiging bij wanprestatie

Ontbinding is mogelijk als de andere partij – na schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke hersteltermijn – toerekenbaar tekortschiet in wezenlijke verplichtingen. Reeds gefactureerde bedragen blijven verschuldigd.

Beëindiging bij faillissement

Rotama mag de overeenkomst direct en zonder ingebrekestelling beëindigen als klant failliet gaat, surseance van betaling aanvraagt of zijn bedrijf liquideert.

Gevolgen beëindiging

Bij beëindiging:

Vervallen gebruiksrechten voor software en diensten direct.
Rotama verwijdert persoonsgegevens binnen de afgesproken termijn.
Eindafrekening vindt plaats voor reeds geleverde prestaties.

9. Overig

Overdracht van rechten

Klant mag rechten en verplichtingen uit de overeenkomst niet overdragen aan derden. Rotama mag betalingsvorderingen wel overdragen of verpanden.

Wijzigingen en meerwerk

Werkzaamheden buiten de afgesproken scope worden apart in rekening gebracht op basis van de geldende tarieven. Hierbij geldt:

Tot € 1.000 (excl. btw): Rotama mag direct handelen en informeert klant achteraf.
Vanaf € 1.000 (excl. btw): schriftelijk akkoord van klant is vereist voordat Rotama de werkzaamheden uitvoert.

Toepasselijk recht

Op alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag is uitgesloten.

Geschillenoplossing

Partijen proberen geschillen eerst in goed overleg op te lossen. Lukt dat niet, dan wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter.

Klachtenprocedure

Klachten meld je zo spoedig mogelijk schriftelijk bij Rotama, met een zo volledig mogelijke omschrijving. Een vordering tot schadevergoeding vervalt 24 maanden na het ontstaan van de schade.

Communicatie

Officiële kennisgevingen (opzegging, ingebrekestelling, etc.) zijn alleen geldig als ze schriftelijk zijn gedaan.

E-mail met leesbevestiging is voldoende.